Получить консультацию

Претензионная работа состоит из двух больших блоков.

Первый - это подготовительный, осуществляемый в рамках согласования условий договора. На этом этапе сторонами определяется, будут ли они использовать обязательный претензионный порядок и в чем он будет заключаться. Обязательный досудебный обмен претензиями может быть достаточно эффективен при разрешении возникших разногласий. При этом нужно реалистично подходить к срокам выставления и рассмотрения претензий. При четко поставленной работе для рассмотрения претензии достаточно пяти-десяти рабочих дней. На этот срок, с учетом времени доставки претензии, можно и нужно ориентироваться.

Также необходимо помнить, что "любимые" предпринимателями фразы о разрешении спора путем переговоров не означают сами по себе установления обязательного претензионного порядка. Одного упоминания о нем недостаточно. Договор должен раскрывать, в чем этот порядок заключается. В частности, Девятый арбитражный апелляционный суд сформулировал этот принцип следующим образом:

"Согласно п.п. 9.1, 9.2 договора (между истцом и ответчиком), "В случае возникновения споров или разногласий между сторонами, последние примут все меры к разрешению их путем переговоров. При невозможности урегулирования споров путем переговоров, споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы".

Исходя из буквального толкования содержащихся в данных пунктах договора слов и выражений (ст. 431 ГК РФ) не следует, что истец и ответчик установили обязательный досудебный порядок урегулирования спора, обуславливающий передачу спора в суд с фактом направления претензии должнику, поскольку из содержания указанных пунктов не усматривается, что стороны регламентировали четкий претензионный порядок (срок, форма и т.д.).

Претензионный порядок урегулирования спора можно признать установленным только в случае, если в договоре определены конкретные требования к форме претензии, а также порядку и срокам ее предъявления и рассмотрения. Указание на ведение переговоров в целях урегулирования возникших споров не может быть расценено установлением обязательного досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров".

Второй блок - это непосредственная работа по направлению или рассмотрению претензий.

Деятельность по выставлению претензии представляет собой последовательное выполнение следующих действий:
1) получение информации о нарушении договорных правоотношений;
2) определение нарушенных положений договора и норм права;
3) подготовка и направление претензии контрагенту;
4) получение ответа на претензию и определение путей дальнейшего разрешения конфликта.

Как правило, в каждой организации есть непосредственные исполнители, работающие с контрагентами. Именно они должны своевременно информировать юридическое управление о факте нарушения договорных обязательств в части передачи товаров, оказания услуг или выполнения работ. Финансовое управление или бухгалтерская служба уведомляет юридическое управление о нарушениях контрагентом денежных обязательств. При социалистическом способе хозяйствования, основу которого, как известно, составляли "учет и контроль", была распространена практика ведения так называемой "карточки договора". Она представляла собой документ, в котором фиксировались плановые и фактические даты исполнения обязательств, вытекающих из каждого конкретного договора. В настоящее время эта практика почти не встречается. В отношении денежных обязательств ее заменяют планы поступления денежных средств, составляемые финансовыми службами, а в отношении прочих обязательств - планы и отчеты соответствующих служб организации. На наш взгляд, эта практика забыта совершенно незаслуженно. При больших объемах договорной работы ведение карточек договора может значительно облегчить деятельность всех служб организации, особенно если для этого используется соответствующее программное обеспечение, позволяющее каждой из ответственных служб вести ее дистанционно. В том или ином виде возможность реализации подобного подхода существует во многих автоматизированных базах комплексного управления предприятием.

После получения информации о факте нарушения договорных обязательств сотрудники юридического отдела определяют, действительно ли оно имело место или контрагент не отклонился от условий соглашения. К сожалению, на практике встречаются случаи, когда различные службы организации выдвигают претензии к контрагенту, базируясь на неверном понимании заключенного договора. Подобные "недоразумения" возникают по самым разным причинам, начиная с неверной трактовки условий договора и заканчивая низкой квалификацией персонала. Задачей юридической службы на этом этапе является отсечение необоснованных претензий.

На следующем этапе специалисты претензионной службы составляют, подписывают у полномочного лица и направляют претензию контрагенту. Большинство из таких претензий представляет собой стандартизированные документы, содержащие ссылки на пункты договора и основные нормы законодательства. Способ отправки документа зависит от условий договора и может быть различен. Но во всех случаях он должен позволять достоверно установить факт получения претензии контрагентом. Как правило, в отношениях сторон, находящихся в одном городе, используется курьерская доставка, а в остальных случаях - ценные письма с уведомлением о вручении. К сожалению, в настоящее время очень многие организации не располагаются по адресу, указанному в их учредительных документах. Поэтому при заключении договора необходимо выяснять не только юридический, но и фактический адрес. Наиболее удобным способом является получение от контрагента небольшой анкеты, содержащей контактные адреса, номера телефонов и факсов, адреса электронной почты, с указанием лиц, ответственных за "ведение" договора. Это не только создаст удобства для последующей работы, но и в ряде случаев сможет помочь отклонить претензии налоговых органов, в частности обвинения в недобросовестности или работе с фирмами-однодневками.

Для более подробной информации с целью получения квалифицированной профессиональной юридической помощи советуем обратиться к специалистам нашего бюро "Великанов Групп" по телефону +7 (495) 147-30-57